Цель коммуникационной системы ОХС: перемещать на высокой скорости коммуникационные частицы ОХС и получать их, чтобы помогать добиваться выполнения работы.
Коммуникационная система офиса ОХС находится под контролем комму никатора ОХС.
Существование коммуникационной системы ОХС зависит от наличия надле жащего коммуникационного центра вроде коммуникационного центра МАСХ, где в центральной приёмной находятся корзины для каждого из сотрудников организации, помеченные их именами, и доска объявлений. У сотрудников ОХС есть их личные корзины общего назначения в коммуникационном центре организации в дополнение к их коммуникационным точкам в офисе ОХС.
Определение: коммуникационная точка ОХС – это место, где штатный сотруд ник ОХС получает, хранит и отсылает свои послания и рабочие документы.
Внешний вид: коммуникационная точка ОХС состоит из трёх корзин, распо ложенных одна над другой. На верхней имеется ярлычок с номером (или номерами) коммуникационной точки и надпись «Входящие». Средняя помечена надписью «Отложенные». Нижняя помечена надписью «Исходящие». Эти три корзины находятся на углу стола или, в случае файлов, на шкафчике с файлами. Ниже приведены номера всех коммуникационных точек ОХС для всего персонала ОХС в любом конкретном офисе (там, где в каком либо офисе нет терминалов, соответствующих тем или иным номерам, номера всё равно должны присутствовать на корзинах):
Дважды в день коммуникатор ОХС обходит все коммуникационные точки по кратчайшему, заранее установленному, маршруту и собирает всю исходящую корреспонденцию. Он приносит её в коммуникационный центр центральной организации (типа коммуникационного центра МАСХ) и рассортировывает её по большим корзинам, образующим полки этого коммуникационного центра. Он даже раскладывает материалы ОХС по основным корзинам сотрудников ОХС в коммуникационном центре. Рассортировав всю исходящую корреспонденцию, он берёт почтовую корреспонденцию и послания для каждого сотрудника ОХС (в виде отдельной пачки для каждого сотрудника). Затем он повторяет свой установленный маршрут по ОХС и кладёт в корзину «Входящие» каждой коммуникационной точки всю адресованную ей корреспонденцию.
Выемка и доставка корреспонденции производится ежедневно в 10:30 и 15:30 по местному времени.
Каждый штатный сотрудник обязан проследить, чтобы содержимое его кор зины «Входящие» быстро перемещалось в корзину с пометкой «Отложенные» или «Исходящие» как можно раньше с момента доставки корреспонденции, а затем работает над документами, требующими времени, с тем чтобы переместить их из корзины с пометкой «Отложенные» в «Исходящие». Необходимо, чтобы коммуникатор ОХС следил за тем, чтобы сотрудники ОХС просматривали корзины «Входящие» и освобождали их как можно быстрее после того, как он доставит корреспонденцию.
Когда сотрудники ОХС пытаются найти какое нибудь послание или рабочий документ, они обращаются к коммуникатору ОХС, а не к случайным штатным сотрудникам.
Коммуникатор ОХС обычно не обращает внимания на перекрёстное движение посланий между коммуникационными точками, идущие в обход системы сбора и доставки корреспонденции, но он замечает, когда кто то постоянно лично дос тавляет каждое послание, и он проводит с таким человеком откровенную беседу по поводу коммуникационной системы. Он ни в коем случае не позволяет, чтобы подобное неупорядоченное движение посланий внесло беспорядок в маршруты и расписание его собственной доставки и выемки посланий. Иногда неорганизованное движение посланий необходимо для быстрого выполнения работы. Всё, что коммуникатор ОХС старается сделать, – это обеспечить, чтобы мимо системы доставки посланий проходило только то, что требует скорости и пользуется высоким приоритетом. Обычное движение посланий лучше всего осуществляется в соответствии с системой коммуникационных точек ОХС. Тогда люди смогут работать без того, чтобы их постоянно прерывали.
Коммуникатор ОХС также обеспечивает, чтобы люди придерживались системы цветовых отличий: оранжевый цвет – для ОХС, зелёный – для центральной организации, голубой – для исполнительных директив, заверяемых секретарём, и так далее.
Коммуникатор ОХС обрабатывает, регистрирует в журнале, принимает и отправляет все телеграммы, и он может упорядочивать или контролировать все междугородные и международные телефонные звонки. Передача сообщений при помощи телеграмм не должна идти в обход него. Он аккуратно ведёт файлы телеграмм и делает копии телеграмм.
Коммуникатор ОХС приводит многие виды посланий и писем в форму, при годную для отправки, или обучает персонал делать это.
Коммуникатор ОХС отвечает за коммуникационную систему ОХС в своей области и убеждается в том, что эта работа выполняется точно и аккуратно, независимо от того, велик ли штат сотрудников или мал. Следовательно, он не мальчик на побегушках, а, по существу, руководитель ОХС в области коммуни кационных линий.